Haal méér Uit je ATS: analyseer jouw sollicitatiefunnel met chatgpt.

Heel wat ATS-systemen zijn vandaag goed in het verzamelen van sollicitaties. Maar wat als je meer wil weten dan alleen het aantal binnengekomen kandidaten? Wat als je écht wil snappen waar je funnel hapert of net wel werkt?

Voor één van onze klanten wilden we net dat: analyseren hoe een campagne presteerde, niet alleen op instroomniveau, maar ook op tussentijdse stappen in het selectieproces. Alleen… dat bleek in hun ATS makkelijker gezegd dan gedaan.

Heb je 4 minuten? Dan legen we je graag uit hoe we dat probleem aanpakten bij Doorstep👇

Recruitment marketingChatGPT

Meer inzicht in je sollicitatieproces? Je ATS weet meer dan je denkt

ATS-systemen (Applicant Tracking Systems) zijn essentieel om sollicitaties te beheren. Maar als HR-professional wil je méér dan instroomcijfers. Je wil weten:

  • Waar haken kandidaten af?

  • Hoeveel tijd zit er tussen sollicitatie en eerste contact?

  • Hoe presteren je verschillende rekruteringscampagnes écht?

En net daar wringt het schoentje: de meeste ATS-systemen bieden geen gedetailleerde analyse van sollicitatiestatussen 🤯

De frustratie: data wél aanwezig, maar niet bruikbaar

Voor een van onze klanten wilden we de kwaliteit van hun instroom analyseren na een intensieve recruitment marketingcampagne. De vraag: “In welke fase haken kandidaten af?”

Het probleem: het ATS kon dit niet zomaar tonen.
Onze opties?

  • Elk profiel manueel openen en bijhouden welke stappen ze doorliepen

  • Of data exporteren via PDF, 50 kandidaten per keer (!)

Met meer dan 500 sollicitaties in twee maanden werd dit een administratieve nachtmerrie 😣

Slimmer werken met ChatGPT in HR: data-extractie uit PDF

Bij Doorstep geloven we in We Don’t Wait And See. Dus gingen we zelf aan de slag met ChatGPT om PDF’s van het ATS te laten analyseren. We schreven een gerichte prompt die onder andere dit vroeg:

“Elke keer als een pagina begint met ‘sollicitantenoverzicht’, start de info van een nieuwe kandidaat. Haal per kandidaat volgende info uit de PDF en zet ze in aparte kolommen: Sollicitatie ID, Sollicitatiedatum, Telefoon, E-mail. Voeg ook kolommen toe voor alle mogelijke sollicitatiestatussen (New Application, CV Screening, Testing, …) en vul die met de juiste datum per status wanneer die voorkomt in het overzicht.”

👇 Welke sollicitatiestatussen herkende het systeem?

  • New Application

  • CV screening

  • Video Interview

  • Testing

  • Live Interview

  • Waiting for Bootcamp

  • Disqualification No Email

  • Requisition Closed

 
Het resultaat? Een bruikbare Excel waarin elke sollicitant overzichtelijk stond. Mét de juiste datum bij elke fase. We bespaarden letterlijk een halve dag manueel werk én gaven de klant inzichten waar hun ATS zelf niet in voorzag.

Wat vindt Doorstep?

“We bespaarden letterlijk een halve dag manueel werk én gaven de klant inzichten waar hun ATS zelf niet in voorzag.”

Bob

Zaakvoerder bij Doorstep

Wat je moet weten voor je ChatGPT gebruikt voor HR-data

Was het plug-and-play? Nee. We moesten nog enkele belangrijke stappen nemen:

Inzichten die er écht toe doen

Door data slim te structureren, kon onze klant:

Wat we hieruit leerden

Of je nu met honderden sollicitaties werkt of gewoon beter wil begrijpen hoe je selectieproces écht loopt, deze aanpak biedt een aantal concrete lessen:

Conclusie

Recruitment marketing stopt niet bij clicks of sollicitaties. Wat er daarna gebeurt in je selectieproces is minstens even belangrijk, maar helaas vaak verborgen terrein.

Met tools zoals ChatGPT én een kritische blik op je data, kan je inzichten blootleggen die je helpen om niet alleen méér, maar ook bétere kandidaten aan te trekken én door te laten stromen.

Bij Doorstep geloven we dat je als recruiter de regie moet hebben over je eigen funnel. Want alleen dan kan je bouwen aan een proces dat werkt: voor jou én voor je kandidaten.

Klaar om jouw sollicitatieproces eindelijk écht te analyseren?

Boek je videocall van ’15 met Bob

Gelijkaardige artikels

Mustafa bij Doorstep

Een stage bij Doorstep – De reis van Mustafa

Wat krijg je als je een Cross Media student loslaat in de wereld van recruitment marketing? Een mix van diepgaan- de inzichten, hands-on ervaring en natuurlijk een flinke dosis trial-and-error.
HR Data & Analytics

Data in HR – Hoe meet je succes?

Dankzij Data-Driven recruitment krijg je inzicht in je recruitment-cijfers en kan je op een kost efficiënte manier gaan rekruteren. Meer weten? Lees de blog!
HR Data & Analytics

Video Recruitment: Hoe Maak je Effectieve Wervingsvideo’s?

Video recruitment is een krachtige tool geworden in de moderne wervingsprocessen. Hoe je dat doet? Dat lees je in deze blog
Recruitment campagne

Methodiek

Ter info: We kijken naar een aantal bronnen, allemaal externe, om nu de gegevens te verzamelen. De cijfers worden via SEMrush, Google (PageSpeed) en de vacaturesite zelf gevonden.

Het kan dus wel zijn dat dit nu nog niet 100% de juiste cijfers zijn. Daarom ook een oproep naar zij die verbonden zijn aan deze vacaturesites om even contact te nemen en dan verifiëren we met plezier de cijfers aan de hand van Google Analytics data. Zo willen we de Belgische Vacaturesite Index ook continu updaten en verfijnen.

Sommige van de jobboards in de Index hebben ook nog een andere functie dan enkel vacatures tonen. Dus is het logisch dat die dan een hoger aantal bezoekers hebben dan de pure vacaturesites. Toch nemen we deze mee in de Index, want het is wel een plek waar je al die mensen vanuit je doelgroep ook vaak naartoe gaan. Dus kan het zeker relevant zijn.